“Waarom zou je een referentiecheck doen? De kandidaat gaat toch geen referent opgeven die negatief over hem spreekt.” Of: “Een referentiecheck, daar kijkt toch niemand serieus naar?” En aan de andere kant de kandidaat: “Welke vragen ga je dan allemaal stellen?” Er is genoeg zin en onzin te vinden over waarom je wel of niet een referentiecheck zou uitvoeren. Over wat je dan wel en niet mag vragen of mag delen bij een referentiecheck. In deze blog zoomen we in op hoe wij een referentiecheck doen, en waarom wij dit wél doen. De referentiecheck: ScoliX’ aanpak.
Referentiechecks in 2x20 minuten
Om te beginnen: we trekken altijd referenties na. Niet één, maar twee, bij elke kandidaat. Dat doen we tussen het eerste en het tweede gesprek met de benoemingsadvies- of selectiecommissie. (Lees hier meer over hoe de stappen van onze candidate journey eruit zien.) Een referentiecheck duurt telefonisch ongeveer 20 minuten. De feedback die we vaak van de referent krijgen, is: “Het voelt bijna alsof ik een sollicitatiegesprek had, en dan niet over mijzelf, maar over iemand anders! Dat bedoel ik in de meest positieve zin van het woord!” We nemen dus -als we daar de ruimte voor krijgen- de tijd voor een referentiecheck, en we waarderen het dat de referent ons dit dikwijls geeft.
Wat zeggen de experts over referentiechecks
Zoals in de inleiding vermeld, kleven aan referentiechecks een aantal stigma’s. Verhoeven (2012)[1] schrijft in haar boek ‘Recruitment’ ook over dit onderwerp. Ondanks dat Verhoeven deze stigma’s aanhaalt, geeft ze aan dat referentiechecks in de helft van de gevallen bij hogere functies wel degelijk gebruikt worden. Ze adviseert om referenties niet te zwaar mee te laten wegen in het wervingsproces en om het vooral als controletool in te zetten, om eerdere bevindingen te toetsen, in plaats van de referentiecheck in te zetten als een selectiemiddel.
[1] Verhoeven, A. (2012). Recruitment. Pearson Benelux.
Waarom wij wél referentiechecks uitvoeren
Wat Verhoeven in haar boek omschrijft, is voor ons exact de reden waarom wij ervoor kiezen een referentiecheck uit te voeren: als controlemiddel. Sowieso trekken we een referentie na bij iemand aan wie de kandidaat verantwoording aflegt. Op die manier kan je het idee van ‘iemand geeft alleen een referent op die positief over diegene spreekt’, pareren. Daarmee willen we overigens niet insinueren dat we op zoek zijn naar negatieve feedback. We zijn naast positieve eigenschappen van een kandidaat, ook benieuwd naar mogelijke ontwikkelpunten en karaktereigenschappen van diegene.
Commissievragen
Zoals gezegd, referentiechecks voeren we uit op het moment dat de kandidaten het eerste gesprek met de sollicitatiecommissie gevoerd hebben, en het tweede gesprek hen nog te wachten staat. We hebben een aantal eigen vragen die we sowieso meenemen richting het referentiegesprek, welke we aanvullen met de vragen die de sollicitatiecommissie op dat punt nog heeft. Het gaat in deze laatste fase vaak om bepaalde nuances die de commissie gecheckt wil hebben om daarmee een goed besluit te kunnen nemen.
Tips van de referent
Tijdens een referentiecheck geven referenten vaak tips op welke gebieden of vaardigheden de kandidaat nog kan groeien. Een advies voor de volgende functie. Dit is vaak waardevolle informatie die een commissie niet uit het sollicitatiegesprek haalt. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde manier van coachen, of iets waar iemand mee geholpen kan worden. Een referent geeft op die manier een extra dimensie aan het gesprek binnen de sollicitatiecommissie.
De meerwaarde van een referentiecheck: een voorbeeld
Hoe ziet onze referentiecheck er in praktijk uit? We geven een voorbeeld. Een kandidaat, Martha (fictieve naam), solliciteerde voor een bestuurdersfunctie. Martha kende de inhoud van het onderwijs niet; ze kwam uit de zorg en had daar een span of control van 80 fte. Een aardig grote verantwoordelijkheid dus. De referent vertelde over haar: “Luister goed naar Martha. Ze is een zeer intelligente vrouw, daarin is ze bescheiden, met praktijkervaring en kan goed luisteren. Ze is in staat zich bijzonder snel de materie eigen te maken. Daarvoor heeft ze het nodig dat ze eerst moet aarden in de organisatie. Krijgt ze die ruimte, dan zal ze vanuit haar eigen kracht vliegensvlug de inhoud doorgrond hebben.”
De referentiecheck bevestigt het vermoeden
Dit was ook precies hetgeen dat de commissie dacht gezien te hebben tijdens het eerste gesprek; een pientere vrouw die waarschijnlijk eerst de ruimte moet krijgen om te aarden, zodat ze daarna kan gaan floreren. Een bepaald vermoeden dat je als commissie, voor het besluit deze kandidaat aan te nemen, graag bevestigd krijgt, want het is een serieuze verbintenis die je met elkaar aangaat. Het gaat dus vaak om een bepaald aspect dat de commissie bij de kandidaat heeft gezien of gehoord, en dat vervolgens terugkrijgt vanuit de referent. Een referentiecheck zorgt dus voor een bevestiging van het eigen vermoeden.
Vragen tijdens de referentiecheck
Welke vraag stelden we om deze informatie in het voorbeeld aan het licht te krijgen? En welke vragen stel je überhaupt, om de antwoorden te krijgen die je écht wil weten? Onderzoekers Hedricks, Rupayana, Fisher en Robie (2019)[2], deden onderzoek naar referentiechecks. Zij stellen dat je het beste vragen kan stellen omtrent:
- Data van tewerkstelling en prestatiegeschiedenis van de kandidaat.
- Werkgerelateerde sterke punten van de kandidaat.
- Werkgerelateerde gebieden voor verbetering of zwaktes van de kandidaat.
- Beschrijving van het soort werk dat de kandidaat heeft gedaan.
- Bedrijf waar de referent en de kandidaat hebben samengewerkt.
- Gedetailleerde prestatiegeschiedenis van de kandidaat.
- Specifieke voorbeelden van werkgerelateerde gebieden voor verbetering of zwaktes van de kandidaat.
Om het nog concreter te maken, geven we hieronder 5 vragen die wij sowieso stellen:
- Wat is uw algemene indruk van de kandidaat?
- Hoe is de communicatie van de kandidaat met anderen?
- Zijn er bepaalde opvallende punten waar de kandidaat goed in is?
- Waar kan de kandidaat in groeien?
- Wat zou u de kandidaat voor advies meegeven voor de volgende werkkring?
Door dit soort vragen tijdens de referentiecheck te stellen, krijg je een completer beeld van de kandidaat en kan je beter inschatten of deze geschikt is voor de functie waarvoor diegene solliciteert.
[2] Hedricks, C. A., Rupayana, D. D., Fisher, P. A., & Robie, C. (2019). Factors affecting compliance with reference check requests. International Journal of Selection and Assessment, 27(2), 139-151. https://doi.org/10.1111/ijsa.12243
Onze conclusie over referentiechecks
ScoliX zet referentiechecks in om de sollicitatiecommissie te helpen bij de besluitvorming. Want let wel: een sollicitatiecommissie dient op basis van enkele gesprekken van ongeveer 45 minuten, een beslissing te maken voor de toekomst. Een beslissing met impact. Vergelijk het met direct het huwelijksbootje instappen na 2 dates. Daar voel je je waarschijnlijk eerst niet comfortabel bij, er zitten gevoelens als: Dit weet ik niet van diegene, hoe zou dat zitten? Je hebt vraagtekens. Op het moment dat je dan uit betrouwbare bron gehoord hebt dat die persoon te vertrouwen is, dan durf je het wellicht net wat eerder aan te gaan. Een referentiecheck werkt net zo: die bevestigt vaak wat de commissie gehoord of gezien heeft tijdens deze gesprekken, zodat die met meer zekerheid voor de kandidaat kan gaan. Wat gehoord werd in de terugkoppeling van de referent, bleek vaak precies het stukje informatie te zijn dat de commissie nog nodig had. Het gevoel wordt dus bevestigd en de commissie durft op die manier eerder het commitment aan te gaan. Wat ons betreft is een referentiecheck dus van onschatbare meerwaarde!
Als je meer wil weten over ons searchtraject, kijk dan hier. Heb je vragen of wil je in contact komen? Dat kan via deze pagina.
Deel via social media: