Eind september 2020 begon Mini Schouten als Interim crisis-manager bij Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden in Den Haag en omgeving (36 scholen voor po, sbo, (v)so en pro).
Bijna een maand na Joke’s aantreden concludeerden zij en haar collega Gerard van Drielen dat de coronacrisis, de steeds wijzigende protocollen, vragen uit de organisatie en van ouders hen geheel in beslag namen. Joke is sinds september 2020 lid College van Bestuur bij SCOH na een loopbaan als bestuurder van onder meer de Marnix Academie in Utrecht.
Kantoortijden, ‘structuurtje bouwen’
“Toen ik gebeld werd dacht ik: dit is echt een kolfje naar mijn hand”, vertelt Mini Schouten. “Ik ben een echte pionier en heb bijvoorbeeld met PON (Personeelscluster Oost Nederland) een innovatief concept voor bestuurlijk samenwerking op het gebied van HRM in het onderwijs ontwikkeld. Ik weet uit ervaring hoe belangrijk verbinding is, maar ook het behalen van resultaten. Ik kende de coronaproblematiek uit de eerste hand van het afgelopen half jaar en heb zowel een bestuurlijke als ‘hands-on’ benadering. Voor deze opdracht tellen kantoortijden niet voor mij op dit moment, want voor de schooldirecteuren gelden op dit moment die kantoor uren ook niet als het gaat om de impact van de crrisis.
De ondersteuning van vooral directeuren (en de staf natuurlijk) bij hun besluiten en hun communicatie met team en ouders, daar draait het om. In de eerste hectische weken had ik elke ochtend contact met mijn College van Bestuur, ging ik na wie waarover gaat en begon een ‘structuurtje te bouwen’. Dat was een lerend proces: hoe kunnen wij directeuren ondersteunen in deze situatie? Hoe houden zij zelf de verantwoordelijkheid voor hun school? Wat hebben ze nodig en hoe nodigen we ze uit om mee te denken en te signaleren? En ook: wat willen we op stichtingsniveau aan ‘dashboard’ over aantallen besmettingen, testen, test-duur en vervangingskosten, mede gezien de vragen van stakeholders als gemeente, samenwerkingsverbanden, inspectie en dergelijke?”
Orkaankracht
“Inmiddels heeft het coronateam met alle scholen een lijntje”, gaat Joke Snippe verder. “Onder enorme druk is met onze ICT-ers door Mini in enkele weken een sharepoint site opgezet met voorbeeldbrieven, flyers, protocollen, een steeds actuele Q&A, input voor nieuwsbrieven: het arsenaal is compleet. Deze situatie is geen klein stormpje: iedereen beseft dat wat ons overkomt een serieuze orkaankracht heeft. Het betekent een enorme verzwaring van de taak van directeuren, leerkrachten en de staf. Dat moet je erkennen. Waar we twee maanden geleden nog een school moesten sluiten, hoeven we nu slechts af en toe een klas naar huis te sturen. Maar iedereen beseft ook: de duidelijkheid die we kunnen geven in deze tijd is slechts van korte duur.”
Communicatie/praktisch
“Het gaat in deze crisis om communicatie, communicatie enne…: communicatie!”, vult Mini Schouten aan.
Als bestuurder heeft Joke Snippe (gepromoveerd, oud lid van de Onderwijsraad) een lange staat van dienst: “Toch, het gaat om heel praktische zaken. Bijvoorbeeld een ouder die over een gecancelled museumbezoek zegt: ‘U onthoudt mijn dochter een ervaring en daar zal zij haar hele leven onder gebukt gaan.’ Gevoelens, dáár gaat het om én dat je je kind het beste onderwijs wil laten genieten dat mogelijk is. Dat begrijp ik volkomen.
Ook gaat het om het gevoel van veiligheid en dat reikt verder dan je eigen kind. Wij vinden het onze taak om een veilige, verstandige en eenduidige context te creëren: helaas geen museumbezoek, geen kerstdiner, wel voorverpakte traktaties en afspraken over Sint Maarten, Sinterklaas et cetera. Goed vooruit kijken, praktisch zijn, een luisterend oor, veel uitleggen en steeds begrip tonen…”
Het ventiel open zetten
“In deze situatie betaalt zich terug of je echt een lerende organisatie wilt zijn”, stelt Mini Schouten. “Bij mooi weer kunnen velen zeilen, maar bij storm is dat anders. Hoe kunnen we elkaar ondersteunen? Bijvoorbeeld directeuren die bevestiging zoeken, directeuren die zich strikt aan de protocollen willen houden of directeuren die juist alles in het overleg met hun team willen brengen. Elke directeur zit anders in elkaar en heeft andere ondersteuning – of adviezen – nodig. Zij zijn en blijven – binnen het stichtingsbeleid dat hen ‘rugdekking’ en ondersteuning van het coronateam geeft – verantwoordelijk.
“En: hoe regel je het dat iemand in quarantaine kan, terwijl we in de codes van onze administratie slechts de categorieën kennen van ‘zorgverlof’ of ‘schorsing’… Wij noemen het nu, na goed overleg met P&O, ‘buitengewoon verlof’.”
Hoe monitor je het welbevinden van de medewerkers? Joke Snippe: “We sturen nu eenmaal per week een kort lijstje met vragen aan onze directeuren waarin zij bijvoorbeeld rapporteren over medewerkers die zich onveilig of kwetsbaar voelen. Waar nodig zetten we de bedrijfsarts in. En voor die directeuren zelf organiseren we overleg waarbij zij zelf ook even ‘het ventiel kunnen openzetten’, ervaringen kunnen uitwisselen en elkaar tips kunnen doorgeven.”
De toekomst - er helemaal doorheen?
“We moeten erkennen en steeds herhalen dat we veel gewoonweg niet weten”, zegt Mini. “Wanneer is er een vaccin? Komt er weer een lockdown, afstandsonderwijs en opvang van ouders in vitale beroepen? We weten het niet. De duidelijkheid van vandaag kan morgen weer veranderen. We moeten ons juist in deze omstandigheden focussen op de basis: goed onderwijs!”
Een goede beslissing
We vroegen Joke wat ze andere schoolleiders mee wil geven. “Dicht bij elkaar blijven als team, en dicht bij de ouders. Als team van een basisschool kun je – met erkenning dat je er soms even helemaal doorheen zit – nu ook laten zien wat je als team waard bent.” SCOH zag dat het aanstellen van een crisismanager de organisatie lucht gaf om in deze orkaan de focus te houden op goed onderwijs. En die aanstelling? Dat vonden ze een goede beslissing!
(SCOH wil niet direct benaderd worden over dit onderwerp. Vragen? Bel ScoliX: Tel. 020-7370061)
Bestuurlijke agenda ‘gegijzeld’
“Onze totale agenda en die van schooldirecteuren werd gegijzeld – ja, dat is het juiste woord – door corona”, vertelt Joke. “Maar we wilden ook blijven besturen en ons bezig houden met de strategische vragen: school- en organisatieontwikkeling stimuleren, ons bezig houden met de toekomst, onderwijs en onderwijskwaliteit in de mooie stad Den Haag.
We besloten een coronateam in het leven te roepen om directeuren zoveel mogelijk te ontzorgen met de coronazaken. Het team zou moeten bestaan uit een communicatieadviseur, een directeur van een school en een coördinerend interim crisis manager. Voor die laatste – nog niet bestaande – functie droeg ScoliX binnen een uur nadat we de vraag bij hen hadden uitgezet, een kandidaat voor en enkele dagen later (de dag na de persconferentie van 28 september) ging Mini Schouten aan de slag.”