Marcel van der Linden “Een passende plek, waar je gelukkig kunt zijn en het verschil kunt maken”
Uit het leven van een consultant van ScoliX
Recent mocht ik de Raad van Toezicht van het Alfrink College begeleiden bij de werving- en selectieprocedure van hun nieuwe rector-bestuurder. Hoe mooi als je dan na afloop van het traject het volgende toegestuurd krijgt als referentie: “De ScoliX-consultants stellen die vragen die nodig zijn om een procedure op maat te maken, hebben een goed beeld van de context van de organisatie, waardoor zij een scherp beeld hebben van de vacature en ons daarmee aan de juiste kandidaat hebben geholpen”.
Hoe wij dat doen? Ik neem je graag mee aan de hand van een recent werving- en selectietraject.
Een goede start is het halve werk
Ons belangrijkste ‘gereedschap’ voor een succesvol werving- en selectietraject is een gezamenlijk opgesteld werkplan. Dit komt tot stand door een goede uitvraag aan de voorkant van het proces. Zo was bijvoorbeeld een van de wensen van de RvT zoveel mogelijk ontzorgd worden, maar wel steeds op de juiste momenten betrokken te blijven. Door het opstellen van dit gezamenlijke werkplan met heldere taken en verantwoordelijkheden weet iedereen wat er wanneer gebeurt en door wie. In overleg met de raad heb ik diverse stakeholders geïnterviewd om relevante informatie op te halen over de context van de vacature. In deze procedure hebben we gekozen voor de RvT zelf, de directieleden, de MR, het onderwijs- en onderwijsondersteunend personeel en een afvaardiging van de leerlingen. Het is niet alleen voor ons heel waardevol, ook de geïnterviewden vinden het fijn om op deze manier betrokken te zijn, input te kunnen leveren en kennis te maken met de consultant die de werving en selectie begeleidt.
Voor wie en wie gaan we zoeken?
De gesprekken met de diverse betrokkenen gaven mij een goed beeld van de context van de organisatie en wat er van de nieuwe rector-bestuurder werd verwacht, zowel inhoudelijk als qua persoon. Op basis van deze informatie heb ik een profiel opgesteld dat zowel wervend als informerend is. Daarnaast heb ik een zogenoemd vertrouwelijk ScoliX Contextdocument geschreven. Dit is een verdieping op het wervingsprofiel, een realistische situatieschets om de relatie tussen de functie en de organisatiecontext voor de kandidaten inzichtelijk te maken.
Niet de kwantiteit, maar de kwaliteit is belangrijk
Omdat we een specifiek profiel opstellen, weten we goed wat we zoeken en waar we moeten zoeken. Samen met onze marketeer heb ik de belangrijkste kenmerken voor de gedroomde kandidaat besproken. Hij maakt op basis daarvan een doelgroepgerichte wervingscampagne. Door deze dagelijks te monitoren houden we de resultaten van de campagne goed in de gaten en zetten we het advertentiebudget beredeneert in. Dat leverde ons een mooie lijst aan potentiële kandidaten op die we zorgvuldig gescreend hebben. In overleg met de RvT heb ik een shortlist opgesteld. Deze kandidaten zijn uitgenodigd voor een eerste gesprek met mij als consultant. In dit gesprek ‘onderzocht’ ik de match op de functie-eisen en criteria uit het wervingsprofiel, de context, maar ook de geboden salarisruimte, functieomvang en de identiteit van de organisatie. Dat leverde ons vier kandidaten op met wie de benoemingsadviescommissie (BAC) in gesprek is gegaan.
De selectiefase: een objectieve methodiek die werkt!
Mijn collega’s van het secretariaat verzorgen zeer nauwkeurig de hele communicatie naar de kandidaten en de leden van de commissie. Zo heeft iedereen op tijd de cv’s en motivatiebrieven en overige documenten die van belang zijn om het sollicitatiegesprek voor te bereiden.
Twee dagen voor de eerste sollicitatieronde heb ik de BAC-leden ondersteund bij de voorbereiding. We bespreken het verloop van de procedure, geven een toelichting op de kandidaten, ontwerpen het criteriumgericht interview etc. Kortom, we zorgen voor een professionele procedure met heldere rol- en taakverdeling. Voor de BAC-leden een leerzaam proces, immers: werving en selectie behoort niet tot hun dagelijks werk. De gesprekken zijn afgerond met een zo objectief mogelijke weging en nabespreking. Waar zien we een match en waar twijfelen we nog? Wat willen we nog verder onderzoeken in de tweede ronde? Een gedegen onderzoek dat heeft geleid tot een nieuwe rector-bestuurder die paste in het profiel en context van de organisatie.
We blijven kritisch naar onszelf kijken
Om zelf ook scherp te blijven op onze werkwijze en bijdrage, evalueren we na afloop het werving- en selectietraject met opdrachtgever én de kandidaat. Ik ben er best wel trots op dat ik terugkreeg dat ze de zorgvuldigheid waarmee ik zowel naar de organisatie als ook naar de kandidaat heb gehandeld enorm hebben gewaardeerd. De RvT ervoer binnen de organisatie veel draagvlak in de procedure. Best belangrijk als je bedenkt dat het gaat om een nieuwe leidinggevende, waarbij de medewerkers graag mee willen denken wie het Alfrink College in de toekomst gaat leiden! Kennis van het onderwijs en ervaring met werving- en selectieprocessen, de deskundigheid van de consultant, het brede netwerk en het actuele kandidatenbestand, maar vooral de persoonlijke aanpak van ScoliX heeft volgens de RvT geleid tot deze succesvol afgeronde procedure. De nieuwe rector-bestuurder gaf bovendien aan dat hij zelf nog niet eerder met een bureau had gewerkt, maar met deze ervaring zou hij niet anders meer willen. Dat de RvT tevreden was, bleek ook uit de vervolgvraag om ook de procedure voor twee nieuwe leden voor de Raad van Toezicht voor het Alfrink College te begeleiden.
Afgerond, en klaar?
Nee, bij ons stopt het niet na de benoeming en de evaluatie van het gehele proces. Na enkele maanden brengen we een bezoek aan de nieuwe leidinggevende, die gedurende het gehele traject ook ‘een beetje van ons’ is geworden. Hoe gaat het op de nieuwe werkplek? Hoe verliep de kennismaking met de organisatie of de school? Wat zijn de inmiddels behaalde successen? Zijn er nieuwe zaken aan het licht gekomen die de aandacht behoeven? Een waardevol gesprek waarvan wij ook weer elke keer leren.
Deel via social media: