Hoe weet u als Raad van Toezicht of als toezichthoudend deel van het bestuur of u het goed doet in uw rollen als toezichthouder, werkgever, klankbord en (aandrager van) netwerk? Hoe reflecteert u en ontwikkelt u zich individueel en als team? Hoe heeft u zich georganiseerd? Wat vindt u van uw interne samenwerking? Hoe ervaart/ervaren uw bestuurder(s) u eigenlijk? Hoe goed kent u uw organisatie en uw sector? Kortom hoe functioneert uw Raad van Toezicht?
Deze vragen horen bij de vierjaarlijkse evaluatie van de Raad van Toezicht bij onderwijs- en kinderopvanginstellingen. U beantwoordt ze met het Spiegel-instrumentarium van ScoliX.
Onze visie op evaluatie Raad van Toezicht
Een gewone evaluatie Raad van Toezicht laat zien wat we eigenlijk al weten. Een zonder meer nuttige reflectie. Maar laat die Spiegel ons ook iets zien wat we nog niet zelf gezien hadden? Iets dat confronteert, schuurt, zeer doet en uitnodigt tot zelfreflectie? Een Spiegel+ dus.
Zoals het werk van intern toezichthouders de zaag van het bestuur scherp houdt door te spiegelen en een klankbord te zijn, zo moet de driejaarlijkse externe evaluatie de zaag van het eigen functioneren werkelijk scherp houden. In onze visie betekent dit: spiegelen aan gedeelde externe en aan meer objectieve criteria én de diepgaande dialoog daarover voeren.
Nieuwe code Goed Toezicht
Per 1 december 2020 is de nieuwe code Goed Toezicht voor het onderwijs en de kinderopvang in werking getreden. In deze code van de VTOI-NVTK worden zeven hoofdprincipes geformuleerd, die met normen en good practices zijn geïllustreerd. En alhoewel de nieuwe code voor een deel voortborduurt op bestaande codes Goed Bestuur en de kwaliteitskenmerken van het Verenigingsconvenant (2018), zijn de nieuwe regels uitgebreider en diepgravender. Voor veel intern toezichthouders zal het nog een flinke stap zijn om aan deze eerste code Goed Toezicht te voldoen.
Drie complementaire perspectieven bij de evaluatie van een Raad van Toezicht
Om toezichthouders hierbij te helpen en een objectief ‘evaluatiekader’ te bieden hebben we drie Spiegels+ ontwikkeld. In de vorm van een evaluatie – afgezet tegen de nieuwe normen – wordt duidelijk op welke punten groei in de vorm van borging, verbetering of actie gewenst of noodzakelijk is.
Daarvoor kijken we naar drie perspectieven:
- In de Teamspiegel beantwoorden alle leden van uw Raad van Toezicht een vragenlijst met een groot aantal gesloten vragen (vanuit de zeven hoofdprincipes van de nieuwe code) en een aantal open vragen over het functioneren van uw raad (of toezichthoudend bestuur) als geheel.
- De Individuele Spiegel onderzoekt de competenties van de individuele leden en hun bijdrage aan het werk van de raad. Zo kan ook op individueel niveau advies worden gegeven tot versterking of verbetering.
- De derde spiegel stelt evaluatieve vragen aan de bestuurder(s) om een compleet beeld te krijgen. Door de resultaten te vergelijken en te analyseren, ontstaat een zeer compleet beeld van het functioneren van uw Raad van Toezicht en de mate waarin u voldoet aan de code Goed Toezicht.
Heldere rapportage
De resultaten worden gepresenteerd in een heldere rapportage met overzichtelijke grafieken en tabellen. Zo zijn in één oogopslag thema’s voor de vervolgdialoog zichtbaar op basis van het ‘evaluatiekader’. Wij analyseren en articuleren die in ons rapport, zodat wij focus bieden voor het gesprek. De rapportage vormt de ondergrond van een intensieve dialoogsessie waarin de intern toezichthouders en de bestuurder naar de resultaten kijken en afspraken maken voor verdere ontwikkeling. Voor deze dialoogsessie stelt ScoliX per thema materiaal ter beschikking: actuele handreikingen, formats, stramienen, modellen, schema’s, whitepapers, concept-reglementen, voorbeelden, etc.
De zeven principes
Elke Spiegelrapportage besluit met een afweging van de mate waarin wordt voldaan aan de zeven principes van de nieuwe code Goed Toezicht:
- Legitimiteit en compliance
- Maatschappelijke verantwoordelijkheid
- Integriteit
- Transparantie en openheid
- Interne en externe verbinding
- Professionaliteit, professionalisering en lerend vermogen
- Verantwoording
We hebben deze principes aangevuld met drie onderdelen:
- Kennis van de organisatie
- Kennis van de sector
- Evaluatie van de mate van succes van het toezicht
Door in één grafiek de opvatting van de Raad van Toezicht te zetten naast die van de bestuurder(s), ontstaat een scherp beeld van de praktijk van het toezicht.
Evaluatie-instrumentarium voor 4 jaar
Spiegels+ is een van de vier instrumenten die ScoliX aanbiedt in de vierjarige evaluatiecyclus zoals aanbevolen door de VTOI-NVTK. Voor deze cyclus is voor elk jaar een vorm van evaluatie beschikbaar.
U kunt zelf de voor u passende volgorde kiezen, bijvoorbeeld:
Jaar 1: De externe evaluatie Raad van Toezicht met de Spiegels+. U en het bestuur vullen diverse vragenlijsten in op basis waarvan wij een uitvoerig rapport opstellen dat we bespreken in een dialoogsessie.
Jaar 2: Met de collegiale consultatie gaat u in gesprek met een andere Raad van Toezicht, binnen of buiten uw sector, en wisselt u kennis, werkwijzen en ervaringen uit.
Jaar 3: Voor de interne zelfevaluatie door uw eigen Raad van Toezicht zetten we het instrument Achteruitkijkspiegel in. U vult een korte vragenlijst in en wij stellen een heldere rapportage op. U voert zelf intern het gesprek aan de hand van die rapportage.
Jaar 4: Met een serious game speelt u levensecht een calamiteit in uw organisatie na en toetst en evalueert u daarin uw gedrag als intern toezichthouder.
Met deze vier evaluatievormen ondersteunen wij u bij de complete evaluatiecyclus zoals de Code Goed Toezicht die beschrijft. U beslist zelf in welke volgorde u de instrumenten inzet.
Meteen in contact komen, laat hier uw gegevens achter:
Referenties
Lees wat onze opdrachtgevers zeggen over consultancy door ScoliX.
Meer informatie? Neem contact op
Bent u als (leidinggevend) onderwijsprofessional benieuwd naar de ontwikkelingen op uw vakgebied? Of bent u gericht of oriënterend op zoek naar een volgende stap?
