Het is tijd voor de zelfevaluatie van jouw Raad van Toezicht en je vraagt je af hoe je daar invulling aan kan geven. Hoe weet je of je het goed doet in jouw rollen als toezichthouder, werkgever, klankbord en (aandrager van) netwerk? Hoe reflecteer en ontwikkel je? En hoe ziet of zien de bestuurder(s) jou? Wij hebben een tool ontwikkeld om inzicht te krijgen in hoe jouw Raad van Toezicht functioneert; Spiegels+. Hier lees je wat deze vorm van zelfevaluatie van de Raad van Toezicht inhoudt, hoe wij dit aanpakken en wat dit voor jou betekent.
Spiegels+: een vorm van zelfevaluatie voor een Raad van Toezicht
Spiegels+ is een evaluatietool die zelfevaluatie van de Raad van Toezicht ondersteunt. Deze tool is geschikt voor onderwijs, kinderopvang en samenwerkingsverbanden. De normen zoals opgesteld in de code van de VTOI-NVTK zijn daarin meegenomen. Met deze vorm van zelfevaluatie van een Raad van Toezicht, wordt duidelijk op welke punten groei binnen jouw Raad van Toezicht gewenst of noodzakelijk is. Bij ‘groei’ kan je denken aan borging, verbetering of actie. Uniek aan Spiegels+ is dat het perspectief van de bestuurder(s) ook meegenomen wordt; die krijgen dezelfde vragen als alle leden Raad van Toezicht.
De uitdaging bij zelfevaluatie van de Raad van Toezicht
Bij een zelfevaluatie Raad van Toezicht wil je inzicht krijgen in het interne functioneren. Daar kan je zelfstandig mee aan de slag. Het risico daarbij is dat een gewone zelfevaluatie Raad van Toezicht eigenlijk alleen datgene laat zien wat je al bekend is. Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen elkaar bevestigt, maar ook de zaken vindt die schuren, confronteren, of wellicht zelfs zeer doen? De zaken die uitnodigen tot zelfreflectie?
Een vragensteller bij jouw zelfevaluatie Raad van Toezicht als oplossing
De oplossing is: een scherpzinnige, externe vragensteller. Wij kunnen diegene voor je zijn. Een van onze consultants kan je helpen om in een kritische spiegel te kijken, waar je iets in ziet wat je nog niet gezien had. Hoe zo’n zelfevaluatie Raad van Toezicht met Spiegels+ er precies uitziet, vraag je je af? We schetsen het beeld voor je.
Stap 1: Vragenlijst
We beginnen met een digitale vragenlijst die alle leden invullen. Daarvoor kijken we naar drie perspectieven:
- De teamspiegel. Dit zijn een groot aantal gesloten vragen en een aantal open vragen over het functioneren van jouw raad (of toezichthoudend bestuur) als geheel.
- De individuele spiegel. In dit onderdeel onderzoeken we de competenties van de individuele leden en hun bijdrage aan het werk van de raad. Zo kan ook op individueel niveau advies worden gegeven tot versterking of ontwikkeling.
- De bestuurdersspiegel. In dit onderdeel stellen we vragen aan de bestuurder(s) om een compleet beeld te krijgen.
Stap 2: Rapportage zelfevaluatie Raad van Toezicht
Onze consultant stelt een rapportage op van de uitkomsten voor deze vorm van zelfevaluatie van een Raad van Toezicht. Hierin brengen we de drie perspectieven met elkaar in verband: levert de evaluatie van de Raad van Toezicht door de leden zélf gelijke resultaten op als de optelsom van de zelfbeelden van de afzonderlijke leden? Hoe kijkt de bestuurder aan tegen zijn of haar toezichthouders? Welke thema’s blijken met elkaar in verband te staan? Welke thema’s behoeven aandacht?
In de rapportage maken we gebruik van overzichtelijke grafieken en tabellen, waardoor in één oogopslag de thema’s voor de vervolgdialogen zichtbaar zijn. Die thema’s analyseren en articuleren we in het focusgesprek. De rapportage vormt dus de basis van de volgende gesprekken.
De 10 principes
In elke rapportage is terug te vinden in welke mate wordt voldaan aan de zeven principes van de code Goed Toezicht:
- Legitimiteit en compliance
- Maatschappelijke verantwoordelijkheid
- Integriteit
- Transparantie en openheid
- Interne en externe verbinding
- Professionaliteit, professionalisering en lerend vermogen
- Verantwoording
We hebben deze principes aangevuld met drie onderdelen:
- Kennis van de organisatie
- Kennis van de sector
- Evaluatie van de mate van succes van het toezicht
In de grafiek hiernaast is een voorbeeld te vinden van hoe we in de rapportage de opvatting van de Raad van Toezicht naast die van de bestuurder(s) zetten. Zo ontstaat een scherp beeld van de praktijk en kunnen we een compleet plaatje schetsen van de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht.
Stap 3: Focusgesprek
Voordat we de definitieve versie van de rapportage met alle toezichthouders delen, spreken we met één of twee toezichthouders de conceptrapportage door in het focusgesprek. Bij voorkeur doen we dit vis-à-vis, maar online is ook mogelijk. In dit gesprek bepalen we gezamenlijk waar de nadruk op komt te liggen tijdens de daaropvolgende evaluatiebijeenkomst, ofwel de dialoogsessie. Wat heb je in het rapport gezien en waar wil je aandacht aan besteden? Op basis van de uitkomsten van dit focusgesprek, bereidt onze ScoliX-consultant de dialoogsessie voor.
Stap 4: Dialoogsessie + opbrengstennotitie
De dialoogsessie is het uiteindelijke gesprek waar alle leden, en vaak (voor een deel) ook de bestuurder(s), samen aan tafel gaan zitten om de resultaten of opvallende punten uit de rapportage te bespreken. De ScoliX-consultant begeleidt de dialoogsessie. Vragen als ‘Wat vinden jullie van de uitkomsten?’ en ‘Hoe gaan we verder?’ komen voorbij. De intern toezichthouders en de bestuurder kijken naar de resultaten en maken afspraken voor verdere ontwikkeling. Het is een evaluatie in de volle breedte van het toezichthouden. Na afloop ontvang je een opbrengstennotitie met daarin de belangrijkste inzichten, aanbevelingen, voorstellen, afspraken en voornemens voor de komende periode. Dat is de afsluiting van de zelfevaluatie voor de Raad van Toezicht.
Interesse in deze vorm van zelfevaluatie voor jouw Raad van Toezicht?
Met Spiegels+ bieden we je een objectief – en volledig! – kader om kritisch te kijken naar het functioneren van jouw Raad van Toezicht. Het liefst zijn we zo transparant mogelijk en hadden we hier ook gelijk een tarief voor je vermeld. Maar elke organisatie is anders, en daarom bieden wij altijd maatwerk. Dat geldt ook voor ons tarief. Dus als jij denkt: misschien is deze vorm van zelfevaluatie iets voor mijn Raad van Toezicht, neem dan contact met ons op. Dan bekijken we samen jouw wensen en dan krijg je dat tarief ook direct van ons.
Referenties
Lees wat onze opdrachtgevers zeggen over consultancy door ScoliX.
Meer informatie? Neem contact op
Bent u als (leidinggevend) onderwijsprofessional benieuwd naar de ontwikkelingen op uw vakgebied? Of bent u gericht of oriënterend op zoek naar een volgende stap?
